Zo kan het ook, een functioneringsgesprek voeren

Van een "hoe kom je het door"-gesprek naar een "goed gesprek" 

Fastforward, het is net na Sinterklaas en je realiseert dat je naast alle jaarafsluitingen ook nog je eindejaarsgesprek moet voeren. Net nu je je laatste verlofdagen verspreid hebt over december om lekker ontspannen de kerstvakantie in te gaan. Je bedenkt je de seconde daarna, dat het dit jaar de bedoeling was om zelf die afspraak te plannen met je manager. Ook dat nog. Je hoop op een meewerkende secretaresse is vervlogen, want die is met zwangerschapsverlof.
 
Ho. Stop. Geen paniek. Hierbij een stappenplan om er een goed gesprek van te maken, waar je jezelf volgend jaar dankbaar voor bent!

Vanuit voluit leven (en werken) vol vertrouwen sta je zelf aan het stuur, bepaal je zelf je richting. En als jij weet waar je heen wil en actief inzet op wat je wil bereiken, dan zullen de gesprekken beter zijn. Beter voor jou en met een beter resultaat. Beter passend bij jouw talenten en ruimte voor leerprocessen, waar je dan met je eigen veerkracht de vruchten van plukt.

Begin met het einde voor ogen

De belangrijkste basis is de tweede eigenschap van Covey: ‘Begin met het einde voor ogen’. (uit het boek: 7 habits of highly effective people). Kortgezegd, gebruik je reflecties over het verleden in het gesprek in het heden om daarmee jouw toekomst te bepalen.

Beginnen met het einde voor ogen gaat over weten waar je heen wil. Een duidelijk einddoel dat bijdraagt aan je eigen waarden. Om je een gelukkiger mens te maken. Als je weet waar je heen gaat, begrijp je beter waar je nu bent en is het makkelijker om stappen te zetten in de juiste richting.

Niet weten wat je wil, zorgt ervoor dat je minder productief bent. Door goed voorbereid te zijn op wat je wil zeggen en vragen, kan je de inhoud strategisch inzetten om te zorgen dat het je dient in de komende maanden. Wel zo praktisch, toch?

Jouw leven creëren, doen wat jou een leuker mens maakt, omdat je geniet van wat je doet. Dat is ook voluit leven vol vertrouwen.

Balanceren van de wielen
 
Je bent allereerst mens. Het is belangrijk naar de mens als geheel te kijken, je neemt jezelf immers altijd mee in alle aspecten van jouw leven. Sommige vraagstukken gaan over jou als mens, sommige over een specifieke rol die je vervult (partner, ouder, medewerker, manager).

Om je goed voor te bereiden op je gesprek, is het belangrijk dat je zowel naar de aspecten van je leven, als van je werk kijkt om te bepalen wat je belangrijk vindt, waar je nu staat en waar je heen zou willen.

Voor beide onderdelen bestaat er een ‘wiel’, een visuele weergave van je scores op de verschillende elementen. Een simpele weergave van een cirkel met taartpunten of om beter in de metafoor te blijven, een wiel met spaken. Zie onderaan de ze blog.

 ➡️Hoe werkt het dan?
Maak eerst een lijstje voor jezelf met cijfers op de verschillende aspecten in je huidige situatie. Hoe gaat het op het gebied van je financiën? En je gezondheid? Zet de cijfers in het wiel. Springen er gebieden uit, naar boven of naar beneden? Wat valt je op?

Daarna geef je jezelf een score voor hoe je het graag zou willen. Misschien wil je doorgroeien in je baan en wil je daarvoor een opleiding doen. Of juist meer aandacht voor je gezin en jonge kinderen en ‘gewoon je werk goed doen’. Jij beslist, jij kiest wat bij jou past.

Teken met een andere kleur de gewenste situatie in en kijk je naar de verschillen.

En datzelfde doe je voor je werk-wiel, om zo de verschillende voor jou belangrijke elementen mee te kunnen nemen in je eindejaarsgesprek.

 ➡️Welke elementengebruik je?
Je kiest zelf welke elementen je wil gebruiken, welke belangrijk voor jou zijn. Sommige elementen horen voor jou wellicht ook bij elkaar (familie en vrienden, emoties en gezondheid)mof juist niet.

Enkele voorbeelden:
*Levenswiel: familie – vrienden; financiën – geld; gezondheid – emotioneel - fysiek; maatschappelijke bijdrage ; mantelzorg; ontspanning & plezier; partner - liefde - romantiek; persoonlijke groei / ontwikkeling - leren – opleiding; werk en carrière – vrijwilligerswerk.

*Werkwiel: collega’s – gezelschap - samenwerking; financiële (zekerheid); missie ; resultaten; roem – prestige; welzijn – vitaliteit; zelfontplooiing - groei – creativiteit; zingeving

De meeste mensen worden het meest gemotiveerd als de volgende elementen terugkomen (de intrinsieke motivatietheorie): autonomie, competentie, verbondenheid en purpose.

Als je gekozen hebt welke elementen je meer aandacht wil geven, heb je je doelen voor 2023 helder, je stip op de horizon. Dat is wat je wilt bereiken. Dat is hoe jij je eigen leven meer vorm geeft en zelf op pad gaat naar voluit leven vol vertrouwen.

Bijvoorbeeld:

Je strategische inzet bepalen voor een gesprek

Je stip op de horizon heb je bepaald door het gebruik van de wielen. Zowel voor je persoonlijke leven, als voor je werkleven. Je weet wat je belangrijker wil maken, waar je meer tijd aan wil besteden.

Een houvast hierbij is, klopt dit met:
 🌿Wie wil je zijn?
Bijv. Iemand die haar gezin op #1 zet, zowel mijn eigen gezin, als de mantelzorg voor mijn ouders. Of, ik wil binnen 5 jaar een top-positie hebben binnen het bedrijf.
 🌿Wat ga je daarvoor doen?
Dat betekent dat ‘carriere-maken’ nu niet jouw prioriteit heeft. Of, ik ga inzetten op een management-opleiding
 🌿Wat gaat je dat opleveren?
Meer van betekenis zijn voor mijn naasten en dat geeft me een voldaan gevoel. Of, ik wil voor mijn 40e een directeursfunctie hebben, dat maakt me trots.

Je hebt je persoonlijke stippen op de horizon bepaald, dan is het nu van belang om deze stippen te vertalen naar hoe dat eruit ziet op je werk. Bijvoorbeeld:
* Welke taken en verantwoordelijkheden horen daarbij?
* Welke projecten kan je oppakken?
* Welke opleidingen wil je volgen?
* Hoe kan ik minder werken?

Dit is niet bedoeld om alles alleen op te lossen, om met een kant en klaar plan te komen uitgewerkt tot in de details. Je weet wat je wil, een belangrijke stap heb je genomen. En nu gaat het erom dat je dit vertelt op een manier dat de ander het makkelijker kan snappen. Of anders gezegd, dat je jezelf verkoopt.

Denk na over afgelopen jaar.
Wat heb je laten zien dat hier aan bijdraagt?
 🔝Welke resultaten uit het afgelopen jaar spreken voor zich, zodat jouw stippen de logische route worden? Heb je een project succesvol afgerond? Of niet succesvol afgerond, maar weet je wel wat je geleerd hebt en de andere keer anders zou doen?
 🔝Waar heb je een bijdrage geleverd, die misschien niet zo zichtbaar was, maar wel laat zien hoe goed je bent in die specifieke taak?

Maak een lijst met voorbeelden voor jezelf. Doe dat aan de hand van STAR-methode: wat was de situatie, jouw taak, welke actie heb je ondernomen en wat was jouw resultaat? Dit geeft je concrete handvatten om je plannen te verhelderen.

En als je dan toch bezig bent, vergeet niet trots en dankbaar te zijn voor wat je hebt bereikt! Ook een belangrijk onderdeel van voluit leven vol vertrouwen.

Handvat voor een goed gesprek

Een goede voorbereiding is het halve werk. Ja echt. Als je weet waarom je iets wil, waarom die speciale managementopleiding zo van belang is voor jouw ontwikkeling, dan kan je dat ook beter en met meer passie overbrengen.

Praten vanuit je passie maakt dat je aangaat, dat je ogen gaan stralen. En dat merkt je gesprekspartner ook. Sommige mensen zijn goed in verkopen, ‘koude verkopen’, voet tussen de deur. Maar iedereen is goed in laten merken waar je van aangaat! 💥

 ➡️En wat is dan een goed gesprek?
Deze elementen zijn in het algemeen van belang: neem de tijd, maak contact en luister actief. Verplaats je ook in het standpunt van de ander en houdt het respectvol. Op zo’n manier neemt je gesprekspartner je meer serieus.

Fastforward, en dan is het januari in het nieuwe jaar, net na de kerstvakantie. Het gesprek is al twee keer verplaatst en het lukte niet voor de kerst. Maar wat fijn dat je je eigen voorbereiding hebt. Met je goede voornemens onder de arm ga je het gesprek in. Op naar een mooi nieuw jaar. Voluit werken vol vertrouwen!

Dit heb ik eerder op Linkedin gepost. Daar kan je de bijlage makkelijk downloaden.